Jak napsat motivační/průvodní dopis

S motivačním dopisem je to stejné jako se životopisem. Vzorů najdete mnoho, každý je jiný a vybrat si není lehké. Raději vám tedy poradíme, jak motivační dopis napsat.

Už ze samotného názvu motivační dopis vyplývá, že by měl obsahovat, co je pro jeho uchazeče o práci motivující. Proč chce pracovat na dané pozici? Případně proč chce pracovat pro danou společnost? Vyjádření ale nesmí být příliš dlouhé. Čitatele musíme zaujmout, ne uspat. Tento typ dokumentu se také označuje jako průvodní dopis. Z jeho názvu vyplývá, že váš životopis  „doprovází“, a je tedy zbytečné uvádět v něm informace, které máte již v životopise.

Jak zaujmout motivačním dopisem

1. Oslovení. Pokud se v pracovní nabídce nachází jméno kontaktní osoby, začněte dopis jejím oslovením. Ideální je „Vážený/á pane/í Nováku (pozor čeština skloňuje, proto se vyvarujte např. oslovení Vážený pane Novák).
2. Důvod posílání životopisu. Reaguji na pracovní nabídku Obchodního zástupce pro společnost Pivo s.r.o. (fiktivní společnost). Informace kde a kdy byla pozice inzerována, není nutné uvádět.
3. Vyjádření zájmu. Uveďte, o jakou pozici v dané společnosti máte zájem a proč. Zajímá vás dané odvětví? Zaujala vás náplň práce? A proč? Znáte tuto firmu a chcete pro ni pracovat? Vyjádření a zdůvodnění zájmu o pozici by mělo být stručné a výstižné. Například: „Tato nabídka mě zaujala, jelikož se zajímám o obchod a baví mě jednání s klienty. Mám rád/a dynamické prostředí, kde mohu využít své skvělé komunikační dovednosti.“. Tyto dvě věty vyjadřují jak zájem, tak zdůvodnění. Nebo: „Nabídka mě zaujala nejen popisem práce, ale také z důvodu mého zájmu o společnost Kola s.r.o. Znám jí coby zákazník a jsem velice spokojen s kvalitou jejích výrobků.“
4. Motivace. Již jsme zdůvodnili, proč reagujeme na danou nabídku, i co nás na ní zaujalo. Teď je na řadě motivace. Možná vás překvapí, že nejde jen o tu vaši. Stejně důležité, jako obeznámit adresáta s vaší motivací, je podnítit jeho zájem o osobní setkání. Vaši motivaci nejlépe vyjádříte tím, co je pro vás v práci důležité a je v souladu s popisem dané pozice. Zajímáte-li se o pozici v mezinárodní společnosti, která hledá dynamické lidi, můžete napsat: „Je pro mě stimulující pracovat v mezinárodním prostředí, protože se rád/a učím nové věci, potkávám nové lidi a využívám cizí jazyky.“. Tím dáte najevo, že vám prostředí společnosti bude vyhovovat, máte předpoklady do kolektivu „zapadnout“ a jste aktivní a komunikativní osobnost. Poukázáním na soulad mezi uvedenými požadavky a vašimi zkušenostmi, schopnostmi a předpoklady, budete čtenáře svého textu motivovat k tomu, aby vás pozval na pohovor. Pokud například společnost vyžaduje znalost cizích jazyků, měl by váš motivační dopis obsahovat pravdivou informaci o vašich jazykových schopnostech. Můžete také uvést počet let praxe v dané oblasti. Například: „Na obchodních pozicích působím posledních 5 let a své zkušenosti bych rád/a využil právě u společnosti Kola s.r.o.“.
5. Výzva k přečtení životopisu. Teď už jen čitatele nasměrovat k životopisu. Odkažte jej na dokument v příloze, v níž by se měl váš profesní životopis nacházet. Můžete například napsat: „Detaily o mé dosavadní praxi najdete v přiloženém životopisu“ nebo „Veškeré relevantní informace o mých zkušenostech a vzdělání najdete…“.
6. Výzva ke kontaktování. Vyhněte se prohlášením typu „věřím, že jsem vhodným uchazečem“ nebo „považuji se za vhodného kandidáta“. Raději vyzvěte čtenáře k přímému kontaktu. Například: “Vaše dotazy rád/a zodpovím na osobním pohovoru“ nebo „Neváhejte mě kontaktovat telefonicky, Vaše dotazy rád/a zodpovím“ nebo „Rád/a příjmu pozvání k osobnímu pohovoru a zodpovím veškeré Vaše dotazy“. Na závěr nezapomeňte na rozloučení zakončené celým vaším jménem.

Motivační dopis byste neměli posílat jako přílohu, pokud chcete, aby si jej příjemce přečetl. Do přílohy patří životopis. Motivační dopis by měl být tělem e-mailu nebo zprávy. Tak se ujistíte, že si jej příjemce opravdu přečte.

Vyhýbejte se „univerzálním“ motivačním dopisům. Nic takového neexistuje. Dejte si tu námahu a pište originální dopis ke každé reakci. Není nic horšího, než číst průvodní dopis s vyjádřením mimořádného zájmu o pozici účetního v malé rodinné firmě, protože jste tichý stydlivý introvert se zájmem pracovat v malém týmu, reagujete-li ve skutečnosti na pozici samostatného obchodníka v mezinárodní společnosti.

Časté chyby

Univerzální text motivačního dopisu je jedním z nejhorších prohřešků, které vám mohou zavřít dveře k osobnímu setkání a pohovoru. Personalisté se často potýkají i s dalšími chybami:

• Průvodní dopis není přizpůsoben pozici.
• Text je příliš dlouhý a nečitelný.
• Chybí zmínka o motivaci uchazeče.
• Příliš se opakují údaje uvedené v životopise.
• Dopis je vychloubačný a nedůvěryhodný.
• Průvodní dopis obsahuje pravopisné chyby.

Podívejte se např. také na motivační dopis v angličtině. Nepodceňte také přípravu na přijímací pohovor.

Kompletní nabídku aktuálních pozic naleznete ZDE.